L’utilisation des types de contenu dans SharePoint

Un des concepts important qui est souvent inconnu des utilisateurs de SharePoint est le type de contenu.

Qu’est ce qu’un type de contenu?

Le type de contenu comporte une structure de données et des fonctionnalités. Celui-ci peut être associé à une liste ou librairie de documents.

Lorsque vous créez un type de contenu, celui-ci doit hériter d’un type de contenu existant. Par exemple vous pouvez créer un type de contenu qui hérite du type de contenu “Document” ou “Tâche” ou “Élément” etc.

Par la suite, vous pourrez ajouter des colonnes ou fonctionnalités supplémentaires au type de contenu dont vous héritez.

Voici différents éléments que vous pouvez définir au niveau d’un type de contenu:

Une structure de données représentée par un ensemble de colonnes (attributs).

Par exemple, vous pouvez créer un type de contenu nommé “État Financier” qui hérite de “Document” et auquel vous ajouterez les colonnes suivantes:

– Unité d’affaire

– Année Fiscale

– Période Fiscal

– Approbateur

Étant donné que nous héritons de “Document”, les colonnes nom, titre, crée, crée par, modifié et modifié par seront aussi disponibles pour vos états financiers.

Attacher un gabarit de document

Vous pouvez joindre un gabarit de document au type de contenu. Lorsqu’un vous voulez créer un nouveau document basé sur votre type de contenu, au lieu d’ouvrir un document vide (ex: word), votre gabarit s’ouvrira.

Attacher des politiques

Par exemple, vous pourriez définir une période de rétention pour votre type de contenu “État Financier” de 7 ans après la date de création. Après ces 7 ans, le document serait automatiquement détruit ou un processus (workflow) de revu pourrait être déclenché.

Dans quelles situations utiliser un type de contenu?

  • Un type de contenu utilisé dans plusieurs endroits (librairies, sites). Ceci permet d’apporter des modifications au type de contenu de façon centralisée. Sinon, vous devriez, par exemple, aller dans chacune des librairies qui contiennent des états financier pour ajouter ou enlever une colonne.
  • Permettre de gérer différents type de documents nécessitants différents attributs dans une même librairie. Vous pouvez définir plusieurs types de contenu dans une même librairie. Lors de la création du document vous devrez spécifier quel est le type de contenu du document. Ceci vous permettra d’avoir une fiche qui vous présente seulement les attributs définit pour ce type de contenu.

Stratégie d’architecture

Il est important de planifier l’architecture des types de contenu pour simplifier la gestion de ceux-ci et aussi d’éviter des limitations. Par exemple, comment procéder si j’ai un type de contenu “Instruction de travail” mais que différentes unités d’affaires dans l’entreprise n’utilisent pas le même gabarit pour une instruction de travail?

Il est aussi important de considérer où ceux-ci doivent être défini selon les endroits où ils seront utilisés. Par exemple, si le type de contenu sera utilisé majoritairement par l’ensemble de vos collections de sites, il serait préférable de les créer dans le concentrateur de syndication de type de contenu. Dans la version de SharePoint en ligne un site est automatiquement crée pour agir en tant que concentrateur de type de contenu. L’adresse de ce site est /sites/contentTypeHub

Conclusion

Le type de contenu est un concept très important à maîtriser pour tirer le maximum des fonctionnalités offertes par SharePoint.

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